Vergaderen doe je zo!

05-02-2018

Je komt het steeds vaker tegen dat veel vergaderingen worden gepland om het vergaderen. Dit kost niet alleen heel veel frustratie, maar vooral ook veel geld en tijd en dat is écht zonde! Daarom hebben we wat tips voor je op een rij gezet waardoor je effectiever gaat vergaderen. Dat wil toch iedereen?

1. Een groot frustratiepunt los je al op door van te voren het doel van de vergadering te bepalen. Stellen jullie de taken vast voor de rest van de dag of week? Of wil je een eenduidig antwoord op een bepaald vraagstuk? Is dit doel ook bij iedereen bekend die deelneemt aan de vergadering of heb jij als enige dit doel? Op het moment dat het doel bekend is bij iedereen, dan krijg je de mensen aan tafel die ook dit doel hebben, die hierover willen (of misschien moeten) mee beslissen. Je vergadert nu al een stuk effectiever.

2. Je raadt het al: als je een doel hebt bepaald voor de vergadering, kun je hierop de agenda maken. Wat wordt er besproken en wat staat er op de planning? Het is belangrijk dat iedereen de agenda ontvangt vóórdat de vergadering begint, zodat iedereen zich kan voorbereiden. Mochten deelnemers nog een agendapunt missen dan kan dit van te voren worden aangegeven en aangepast. Zo heb je tijdens de vergadering een handvat waaraan je je moet houden.

3. Als de vergadering staat gepland om 8.00 uur, start dan ook daadwerkelijk om 8.00 uur. Hiermee beloon je de mensen die wél optijd zijn, zij nemen de moeite en tijd om aanwezig te zijn. Stop dan ook niet als laatkomers nog binnenkomen, maar ga gewoon verder met je verhaal en agendapunt.

4. Stel van te voren een voorzitter en notulist vast, zo kan daar tijdens de vergadering geen discussie over ontstaan. En als je de rol van voorzitter of notulist inneemt, weet dan ook welke taken hierbij horen.

5. Zorg ervoor dat alles kort maar krachtig vast wordt gelegd in de notulen, het allerliefst volgens de SMART-methode. Zorg er zelf voor dat je je afspraken nakomt en spreek iemand erop aan, als hij/zij dat niet doet.

Dan wensen wij jullie allen een fijne vergadering! ;) Wat zijn jullie tips voor een goede vergadering?